Kuvauksesta tehdään paikallinen kuvaussopimus vanhempainyhdistyksen, oppilasyhdistyksen tai koulun rehtorin/päiväkodin johtajan, seurakunnan tai urheiluseuran yhteyshenkilön kanssa, tai alueella voi olla voimassa esimerkiksi kunnan yleinen hankintasopimus. Sopimuksessa sovitaan mm. ostettavissa olevien kuvaustuotteiden hintoja sekä muita kuvauspalvelun ehtoja. Jos alueen kuvaukset on kilpailutettu, yleensä vain kunnan omat kuvauskohteet sisältyvät kilpailutuksen piiriin. Kilpailutuksen edut astuvat kussakin kohteessa voimaan, kun edellinen voimassaoleva sopimus päättyy.
Kuvaustuotteiden hintoihin sisältyy kuvaustapahtuman järjestely ja siihen tarvittavat materiaalit, valokuvausammattilaisen suorittama kuvaus studiolaitteistolla, kuvien viimeistely ja tietojen tarkistus, sekä kuvatuotteiden myynti ja valmistus. Kuvaaja ei peri erillistä kuvausmaksua, vaan koko palvelu sisältyy tuotteiden kappalehintoihin.
Lopullisiin hintoihin voivat vaikuttaa kuvausajankohta, kuvauksen monimuotoisuus, kuvattavien määrä, sopimuksen kesto sekä mahdolliset koulun, päiväkodin tai yhdistyksen haluamat järjestely- ja keräysmaksut. Järjestelymaksu on korvaus kuvauksen tila-, siivous- ja järjestelykuluista. Keräysmaksulla kerätään varoja kuvattavien lasten ja nuorten hyväksi esim. stipendeihin ja luokkaretkiin.
Hakusanat: Hinnat, hinnoittelu, hintaero